Tout ce qu’il faut savoir sur le fonctionnement d’ARCHYVIS.

ARCHYVIS s’adresse principalement aux indépendants, artisans et petites entreprises qui souhaitent remettre de l’ordre dans leurs documents ou maintenir une organisation documentaire claire dans le temps.

Le service n’est pas destiné aux particuliers et ne remplace pas une fiduciaire, un comptable ou un conseiller fiscal.

Nous commençons par évaluer la quantité de documents, leur état et le travail nécessaire.

Cette évaluation nous permet de vous proposer un devis adapté. Le traitement de vos documents commence uniquement après votre acceptation du devis.

Non. ARCHYVIS évalue d’abord le travail à effectuer afin d’établir le devis.

Vos documents sont pris en charge pour leur traitement une fois le devis accepté.

Non. C’est justement l’un des objectifs du service.

Vous pouvez faire appel à ARCHYVIS lorsque vos documents se sont accumulés, sont mélangés ou que votre classement actuel n’est plus adapté.

Nous nous chargeons de remettre l’ensemble en ordre selon la prestation convenue.

Oui. ARCHYVIS peut remettre en ordre vos documents papier et organiser leur classement physique.

Les documents peuvent notamment être triés par année, période, catégorie ou type de document selon les besoins de votre entreprise.

Non. La prestation est adaptée aux besoins du client.

ARCHYVIS peut intervenir pour une remise en ordre physique, une organisation numérique ou une combinaison des deux.

Lorsque la numérisation fait partie de la prestation, les documents sont préparés puis numérisés afin de créer des fichiers numériques correctement organisés.

La reconnaissance OCR peut être utilisée afin de permettre la recherche de texte directement dans les documents compatibles.

Les documents numériques sont organisés selon une structure logique adaptée à l’activité de l’entreprise.

Le classement peut notamment tenir compte des années, des mois, des catégories et des différents types de documents.

L’objectif est de pouvoir retrouver rapidement un document lorsque vous en avez besoin.

ARCHYVIS Doc est l’outil développé pour faciliter la consultation des documents numériques organisés par ARCHYVIS.

Il permet notamment de rechercher, filtrer et consulter plus facilement les documents depuis l’ordinateur.

ARCHYVIS Doc fonctionne localement afin que les documents puissent rester sur votre propre support de stockage.

ARCHYVIS privilégie une restitution locale des documents numériques.

Les fichiers peuvent être remis sur un support de stockage prévu dans la prestation, afin que le client conserve directement la maîtrise de ses documents.

Une solution cloud peut être proposée séparément lorsque le client souhaite disposer d’un accès en ligne.

Oui. Après le traitement, les documents papier sont restitués au client.

Lorsque le classement physique fait partie de la prestation, ils sont restitués selon l’organisation convenue avec le client.

Oui. Vous pouvez faire appel à ARCHYVIS pour une intervention ponctuelle lorsque vos documents doivent être remis en ordre.

Il n’est pas nécessaire de souscrire immédiatement un suivi régulier.

Oui. Après une première remise en ordre, ARCHYVIS peut mettre en place un suivi documentaire régulier.

Selon vos besoins et le volume de documents produits, une intervention peut par exemple être organisée tous les 3 mois ou tous les 6 mois.

Cela permet d’éviter qu’une nouvelle accumulation de documents se forme avec le temps.

Le prix dépend du travail réellement nécessaire : quantité de documents, état du classement existant, opérations demandées et temps nécessaire au traitement.

Une évaluation est réalisée avant le début de la prestation afin de vous présenter un devis.

Aucun traitement n’est engagé sans votre accord.

Non. ARCHYVIS n’a pas vocation à conserver durablement les documents qui lui sont confiés.

Les documents sont pris en charge pendant le temps nécessaire à la prestation puis restitués au client.

Les éventuelles copies temporaires nécessaires au traitement sont supprimées après la restitution et la validation de la prestation, sauf accord différent avec le client.

Les documents confiés à ARCHYVIS sont traités avec discrétion et confidentialité.

ARCHYVIS applique les principes de protection des données prévus par la législation suisse et limite l’accès aux documents aux opérations nécessaires à la prestation.

Aucun stockage en ligne n’est imposé par défaut.

Comme tout support informatique, un SSD ou un autre support de stockage peut subir une panne ou une défaillance.

ARCHYVIS recommande donc de conserver au moins une sauvegarde indépendante des documents numériques.

Après restitution, le client est responsable de la conservation et de la sauvegarde de ses fichiers et de ses supports.

Non. ARCHYVIS intervient dans l’organisation documentaire : tri, classement, numérisation, organisation et restitution.

ARCHYVIS ne fournit aucun conseil fiscal, juridique, comptable, bancaire ou financier et ne remplace pas une fiduciaire ou un professionnel spécialisé.

ARCHYVIS peut prendre en charge différents documents administratifs et professionnels, notamment :

• factures ;
• contrats ;
• courriers ;
• documents bancaires ;
• documents RH ;
• assurances ;
• dossiers administratifs ;
• autres documents liés à l’activité de l’entreprise.