Conditions générales de prestations de services.

Les présentes conditions générales régissent l’ensemble des prestations fournies par ARCHYVIS, sauf accord écrit contraire ou contrat spécifique signé entre les parties.

Toute commande, validation d’un devis, confirmation écrite, acceptation par e-mail, signature ou utilisation des prestations implique l’acceptation pleine et entière des présentes conditions générales.

En cas de contradiction entre un contrat signé, un devis accepté et les présentes conditions générales, le contrat signé ou le devis accepté prévaut pour les points expressément réglés.

ARCHYVIS propose des prestations d’organisation documentaire destinées aux professionnels, notamment aux indépendants, artisans et petites sociétés exerçant une activité en Suisse.

• évaluation du travail documentaire à effectuer ;
• collecte des documents après acceptation du devis ou de l’offre ;
• préparation, remise en ordre et tri documentaire ;
• classement physique des documents lorsque cette prestation est prévue ;
• numérisation documentaire lorsque cette prestation est prévue ;
• reconnaissance optique de caractères OCR lorsque cette prestation est prévue ;
• organisation numérique des fichiers ;
• classement selon une structure convenue avec le client ;
• création éventuelle d’un inventaire ;
• restitution des documents originaux ;
• restitution des fichiers numériques selon le support ou la méthode convenus dans l’offre acceptée ;
• mise à disposition d’ARCHYVIS Doc lorsque cet outil fait partie de la prestation ;
• interventions ponctuelles ou suivi documentaire régulier selon les modalités convenues avec le client.

ARCHYVIS n’intervient pas comme service de fiduciaire, de comptabilité, de conseil fiscal, de conseil juridique, de conseil bancaire, de conseil financier ou de secrétariat administratif général. ARCHYVIS ne prépare aucun dossier fiscal, comptable ou fiduciaire pour le client.

Le client demeure seul responsable du contenu, de l’exactitude, de l’utilisation, de la conservation légale et de la conformité de ses documents.

ARCHYVIS propose des prestations ponctuelles de remise en ordre documentaire ainsi que des prestations de suivi régulier adaptées aux besoins du client.

Après une première remise en ordre, un suivi documentaire peut être convenu avec le client, notamment à intervalles de trois (3) ou six (6) mois, ou selon une autre fréquence définie dans l’offre acceptée.

Les prestations ponctuelles sont adaptées à la situation réelle du client et peuvent comprendre la remise en ordre, le tri, le classement physique, la numérisation, l’organisation numérique ou toute combinaison de ces opérations prévue dans le devis.

Les dossiers présentant un volume important, des documents particulièrement mélangés, des contraintes spécifiques ou des besoins particuliers font l’objet d’une évaluation et d’un devis adapté.

La fréquence, la durée et les modalités d’un éventuel suivi documentaire sont celles prévues dans le devis, l’offre ou le contrat accepté par le client.

Toute prestation supplémentaire ou tout traitement de documents non compris dans l’offre initiale peut faire l’objet d’une nouvelle estimation ou d’un devis complémentaire.

Avant le début du traitement, ARCHYVIS évalue le travail documentaire à effectuer afin d’établir un devis ou une offre correspondant aux besoins du client.

Le devis devient contractuel dès validation écrite, signature, confirmation par e-mail, validation électronique ou acceptation explicite du client. Les documents sont confiés à ARCHYVIS pour leur traitement après cette acceptation.

Toute demande supplémentaire, modification importante ou prestation non prévue peut entraîner une adaptation du prix ou du délai. Lorsqu’un dépassement significatif du temps estimé apparaît pendant le traitement, ARCHYVIS en informe le client et demande son accord avant de poursuivre les travaux supplémentaires concernés.

Le client s’engage à fournir des documents exploitables, lisibles, complets et légalement transmissibles.

• le client garantit être propriétaire des documents confiés ou disposer des droits nécessaires pour en demander le traitement ;
• le client garantit la légalité des documents transmis ;
• le client reste responsable du contenu des documents ;
• le client demeure responsable de la conservation légale de ses documents originaux ;
• le client demeure responsable de ses sauvegardes personnelles ;
• le client doit vérifier les documents restitués ;
• le client doit signaler toute erreur ou anomalie dans le délai prévu ;
• le client doit informer ARCHYVIS de la présence de données sensibles ou réglementées.

ARCHYVIS ne pourra être tenue responsable des conséquences résultant d’informations inexactes, incomplètes ou tardives fournies par le client.

Le client doit fournir à ARCHYVIS des instructions claires, complètes et suffisamment précises concernant le traitement, le classement, la restitution et les éventuelles restrictions applicables à ses documents.

En l’absence d’instructions particulières, ARCHYVIS peut appliquer sa méthode standard de classement et d’organisation documentaire.

Toute modification importante des instructions après le début de la prestation peut entraîner un délai supplémentaire, des frais complémentaires ou l’établissement d’un nouveau devis.

Le client reste responsable des documents jusqu’à leur réception effective par ARCHYVIS.

Les risques liés à un transport effectué par un tiers, par voie postale ou par tout autre moyen restent à la charge du client jusqu’à confirmation de réception.

ARCHYVIS peut utiliser un système interne de suivi documentaire comprenant notamment des numéros de dossier, identifiants BOX, identifiants SSD, QR codes, dates, heures et statuts de traitement.

Les informations enregistrées par ARCHYVIS constituent un moyen de traçabilité des opérations réalisées.

ARCHYVIS met en œuvre des moyens raisonnables afin de réaliser les prestations avec soin, méthode et rigueur. Le traitement est effectué dans les locaux ou espaces de travail utilisés par ARCHYVIS, sauf accord particulier avec le client.

Certaines limites techniques peuvent exister en raison de la qualité, de l’état, du format, du volume ou de la lisibilité des documents transmis.

Lorsque la prestation comprend une numérisation, les fichiers numériques sont restitués selon le support ou la méthode prévus dans l’offre acceptée. ARCHYVIS Doc peut être fourni lorsqu’il fait partie de la prestation convenue.

ARCHYVIS est tenue à une obligation de moyens et non à une obligation de résultat.

Les délais communiqués par ARCHYVIS sont donnés à titre indicatif, sauf engagement écrit expressément accepté par ARCHYVIS.

Un retard raisonnable lié au volume réel des documents, à leur état, à une difficulté technique, à une absence de collaboration du client, à un cas de force majeure ou à un événement échappant au contrôle raisonnable d’ARCHYVIS ne peut donner lieu à une indemnisation, à une annulation automatique de la prestation ou à une réduction de prix.

Le client reconnaît que certains traitements documentaires peuvent nécessiter un délai supplémentaire lorsque les documents sont mélangés, détériorés, incomplets, peu lisibles, volumineux ou nécessitent une organisation particulière.

Le client est invité à conserver une copie ou une sauvegarde préalable de tout document unique, précieux, original, sensible ou irremplaçable avant sa remise à ARCHYVIS.

ARCHYVIS traite les documents avec soin, mais le client demeure responsable de la conservation légale de ses originaux et de l’évaluation du risque lié à la remise de documents uniques.

Lorsque des documents présentent une valeur particulière, historique, juridique, financière ou personnelle, le client doit en informer ARCHYVIS avant toute prise en charge afin que des modalités adaptées puissent être convenues par écrit.

ARCHYVIS ne conserve pas de manière permanente les documents ou archives numériques du client après leur restitution, sauf accord écrit contraire ou option spécifique acceptée par le client.

Les éventuels fichiers temporaires sont utilisés uniquement pour réaliser et vérifier la prestation, puis supprimés après la restitution et sa validation.

Le client demeure responsable de la conservation légale de ses documents et de ses propres sauvegardes.

Les documents originaux et les archives numériques sont restitués selon les modalités prévues dans l’offre acceptée, le devis ou le contrat.

Lorsque la prestation comprend des fichiers numériques, leur restitution est effectuée selon le support ou la méthode convenus dans l’offre ou le devis accepté. ARCHYVIS Doc peut être fourni lorsque cela est expressément prévu dans la prestation.

Aucun stockage cloud n’est imposé par défaut. Une solution de stockage ou d’accès en ligne peut être convenue séparément avec le client.

La restitution est réputée effectuée dès la remise physique des documents ou du support numérique au client, ou dès la mise à disposition des documents selon le mode convenu.

À compter de cette restitution ou mise à disposition, les risques liés à la conservation, à l’utilisation, à la perte ou à la sauvegarde des documents sont transférés au client.

Lorsqu’un support numérique est prévu pour la restitution, sa nature, sa capacité et son éventuel prix sont indiqués dans l’offre ou le devis accepté.

Tout support numérique remis au client devient sous sa responsabilité à compter de la restitution. ARCHYVIS Doc est fourni uniquement lorsqu’il fait partie de la prestation convenue.

ARCHYVIS recommande au client de conserver au moins une sauvegarde complémentaire indépendante afin de limiter les risques liés à une panne, perte, corruption ou détérioration d’un support numérique.

ARCHYVIS ne peut garantir la durée de vie, la fiabilité permanente ou l’absence de panne d’un support numérique après sa restitution au client.

Après restitution, ARCHYVIS ne peut être tenue responsable, dans les limites autorisées par le droit applicable, d’une panne du support, d’une défaillance matérielle, d’une perte de données, d’une corruption de fichiers, d’une suppression accidentelle ou d’une mauvaise utilisation du support par le client.

Aucun stockage ou accès en ligne n’est imposé par défaut. Une telle solution peut être proposée ou mise en place lorsque le client la demande et qu’elle est prévue dans l’offre acceptée.

Lorsque le client choisit une telle option, ARCHYVIS peut intervenir pour l’organisation, la préparation, la structuration et le transfert des documents vers l’espace convenu.

Lorsqu’un service en ligne est fourni par un prestataire tiers, ARCHYVIS ne garantit pas sa disponibilité permanente, son fonctionnement continu, l’absence d’interruption ou l’absence de modification du service.

ARCHYVIS ne peut être tenue responsable des incidents imputables au fournisseur d’hébergement, à l’accès internet du client, à ses appareils, à ses identifiants, à une mauvaise utilisation de son accès ou à une absence de sauvegarde indépendante.

ARCHYVIS ne propose pas de prestation de destruction des documents originaux.

Tous les documents originaux sont restitués au client après leur traitement.

La suppression des copies numériques temporaires intervient après la restitution et sa validation et ne concerne jamais les documents originaux du client.

ARCHYVIS se réserve le droit de refuser la prise en charge de documents :

• illicites ;
• dangereux ;
• contaminés ;
• fortement détériorés ;
• incompatibles avec les prestations proposées ;
• nécessitant un traitement spécialisé non couvert par les prestations d’ARCHYVIS.

Un tel refus ne pourra engager la responsabilité d’ARCHYVIS.

ARCHYVIS traite les informations et documents confiés avec discrétion et confidentialité.

Les documents confiés ne sont pas mis en ligne par défaut. Lorsqu’ARCHYVIS Doc est fourni, son utilisation locale n’entraîne pas, par elle-même, de transfert des documents vers ARCHYVIS ou vers un service cloud. Un stockage ou accès en ligne n’est utilisé que lorsqu’il est convenu avec le client.

Les données ne sont pas revendues ni transmises à des tiers à des fins commerciales.

Une transmission ou un hébergement auprès d’un prestataire technique peut intervenir si cela est nécessaire à la prestation, demandé par le client, imposé par la loi ou nécessaire à la protection des droits d’ARCHYVIS.

Cette obligation de confidentialité demeure applicable après la fin de la prestation ou du contrat.

Le traitement des données personnelles est effectué conformément au droit suisse applicable en matière de protection des données, notamment aux principes de la Loi fédérale sur la protection des données (LPD).

Lorsqu’une solution de stockage ou d’accès en ligne fournie par un prestataire tiers est utilisée, les données peuvent être hébergées par ce prestataire selon ses propres conditions et mesures de protection.

Le client demeure propriétaire de ses données et documents.

Des informations complémentaires peuvent être consultées dans la politique de confidentialité publiée sur le site internet.

Les prix sont exprimés en francs suisses (CHF).

Les prestations sont facturées selon les modalités prévues dans l’offre ou le devis accepté. Sauf forfait ou condition particulière convenue par écrit, le travail documentaire peut être facturé selon le temps réellement consacré, sur la base du tarif horaire indiqué dans l’offre ou le devis.

Les frais complémentaires peuvent être facturés séparément lorsqu’ils sont applicables et annoncés au client, notamment les collectes supplémentaires, déplacements hors zone, supports numériques, fournitures, boîtes d’archives, urgences, prestations supplémentaires ou options convenues.

Les éventuels services ou options supplémentaires sont facturés selon les conditions indiquées dans l’offre ou le devis accepté.

Les estimations de temps ou de charge de travail sont établies sur la base des informations disponibles lors de l’évaluation. Si le travail réel nécessite un dépassement significatif, ARCHYVIS en informe le client avant d’effectuer les travaux supplémentaires concernés.

Sauf accord écrit contraire, les factures sont payables dans un délai de trente (30) jours à compter de leur date d’émission.

En cas de retard de paiement, ARCHYVIS se réserve le droit de suspendre les prestations en cours, de refuser de nouvelles prestations, de suspendre un éventuel service en ligne le cas échéant, ou d’appliquer des frais administratifs raisonnables.

Les frais de recouvrement éventuels demeurent à la charge du client.

En cas de non-paiement, de retard de paiement, d’absence de collaboration du client, de litige sérieux, de dépassement de volume non accepté ou d’instructions insuffisantes, ARCHYVIS peut suspendre tout ou partie des prestations en cours.

Dans la mesure autorisée par le droit suisse, ARCHYVIS peut différer la restitution des fichiers numériques, supports ou livrables jusqu’au paiement des montants échus, sans que cela ouvre droit à une indemnisation en faveur du client.

Cette suspension ne libère pas le client de ses obligations de paiement pour les prestations déjà réalisées, engagées ou commandées.

Sauf indication contraire, les prix sont exprimés en francs suisses (CHF).

Entreprise non assujettie à la TVA selon l’article 10 LTVA, sauf changement de statut fiscal ultérieur.

Toute contestation relative à une prestation, une restitution documentaire, un traitement effectué ou une anomalie dans les documents restitués doit être signalée par écrit dans un délai maximal de trente (30) jours suivant la restitution des documents ou leur mise à disposition.

Passé ce délai, les prestations sont réputées conformes et acceptées.

Les contestations relatives à une facture doivent être formulées par écrit dans un délai de trente (30) jours suivant la réception de la facture. Passé ce délai, la facture est réputée acceptée.

Le client s’engage à informer ARCHYVIS de la présence éventuelle de données sensibles, confidentielles ou soumises à des obligations réglementaires spécifiques.

ARCHYVIS ne pourra être tenue responsable d’une absence d’information préalable concernant la nature particulière des documents transmis.

Sauf demande écrite contraire, ARCHYVIS peut supprimer certaines copies temporaires, sauvegardes techniques ou fichiers de travail après la fin de la prestation ou après expiration des délais de réclamation applicables.

Lorsqu’un service de stockage ou d’accès en ligne a été convenu et prend fin, le client doit récupérer les fichiers ou modifications qu’il souhaite conserver avant la fermeture de l’accès, selon les modalités communiquées.

ARCHYVIS peut supprimer ou désactiver un accès en ligne après résiliation, non-paiement ou expiration du délai convenu, sous réserve d’éventuelles obligations légales impératives.

Toute validation électronique, acceptation écrite, confirmation par e-mail, signature numérique ou validation d’un devis vaut engagement contractuel.

Les échanges électroniques, factures, devis, confirmations, bons de commande, données de suivi, QR codes, statuts de traitement et documents transmis électroniquement peuvent être conservés comme éléments de preuve.

Les méthodes de classement, modèles d’organisation, structures documentaires, procédures internes, modèles de dossiers, modèles d’inventaire, outils, noms de fichiers, arborescences, supports de travail, ARCHYVIS Doc et les méthodes développées par ARCHYVIS demeurent sa propriété intellectuelle.

Le client reçoit le droit d’utiliser les fichiers, inventaires et livrables remis dans le cadre de la prestation pour ses propres besoins. Lorsqu’ARCHYVIS Doc est fourni, sa mise à disposition n’emporte aucun transfert de propriété intellectuelle sur le logiciel, son interface, son code ou ses composants.

Sauf accord écrit contraire, le client ne peut pas revendre, reproduire, transmettre à des tiers, copier commercialement ou présenter comme siennes les méthodes, modèles ou structures développés par ARCHYVIS.

ARCHYVIS ne pourra être tenue responsable d’un retard, d’une interruption ou d’une impossibilité d’exécution résultant d’un événement indépendant de sa volonté.

• panne informatique ;
• cyberattaque, piratage, logiciel malveillant ou ransomware ;
• coupure électrique ou réseau ;
• indisponibilité d’un prestataire technique tiers ;
• incident affectant Infomaniak ou un autre fournisseur technique ;
• incendie ;
• catastrophe naturelle ;
• vol ou dégradation ;
• maladie ou incapacité ;
• problème technique majeur ou défaillance de sécurité informatique ;
• événement échappant au contrôle raisonnable d’ARCHYVIS.

ARCHYVIS met en œuvre des moyens raisonnables afin d’assurer la qualité et la sécurité des prestations réalisées.

Toutefois, aucune garantie absolue ne peut être donnée concernant l’absence totale d’erreurs, d’omissions, de pertes de données, d’indisponibilités techniques ou de limitations techniques.

Le client demeure seul responsable de la conservation légale de ses documents, de ses propres sauvegardes et de la vérification des documents restitués.

La responsabilité d’ARCHYVIS est limitée aux dommages directs et prouvés résultant d’une faute grave ou intentionnelle, dans la mesure autorisée par le droit suisse.

Dans toute la mesure autorisée par le droit applicable, la responsabilité totale d’ARCHYVIS, toutes causes confondues, est limitée au montant effectivement payé par le client pour la prestation directement concernée par le dommage.

ARCHYVIS ne pourra en aucun cas être tenue responsable des pertes indirectes, pertes d’exploitation, pertes financières, pertes de bénéfices, pertes commerciales, pertes de clientèle ou conséquences liées à l’utilisation des documents traités.

ARCHYVIS ne peut être tenue responsable d’une panne, d’une perte de données, d’une corruption de données, d’une détérioration d’un support numérique après sa restitution au client, d’un piratage, d’un logiciel malveillant, d’une cyberattaque ou d’un incident informatique échappant à son contrôle raisonnable.

Les prestations ponctuelles prennent fin après l’exécution complète des prestations prévues dans l’offre ou le devis accepté, sauf convention écrite contraire.

Lorsqu’un suivi documentaire régulier est convenu, sa fréquence, sa durée et ses modalités sont celles indiquées dans l’offre, le devis ou le contrat accepté.

Les conditions de modification ou de résiliation d’un suivi régulier sont celles prévues dans l’accord conclu avec le client. Les prestations déjà réalisées restent dues.

Sauf disposition particulière prévue dans l’offre ou le contrat, une prestation récurrente peut être interrompue selon les modalités convenues entre les parties.

La fin d’un éventuel service de stockage ou d’accès en ligne entraîne la fermeture de cet accès selon les modalités convenues. Le client doit récupérer les fichiers qu’il souhaite conserver avant cette fermeture.

ARCHYVIS se réserve le droit d’adapter ses prestations, ses tarifs ou les présentes conditions générales à tout moment.

La version publiée ou transmise au client au moment de la commande fait foi.

Le client doit récupérer les documents originaux, supports numériques ou livrables mis à disposition dans le délai convenu ou, à défaut, dans un délai raisonnable après notification d’ARCHYVIS.

Si le client ne récupère pas ses documents ou supports dans un délai de six (6) mois après notification, ARCHYVIS peut demander leur récupération, facturer des frais raisonnables de stockage, suspendre les prestations futures ou convenir d’une autre modalité de restitution.

ARCHYVIS ne détruit pas les documents originaux. Leur restitution reste organisée avec le client, sauf obligation légale impérative ou décision d’une autorité compétente.

Les présentes conditions générales sont soumises au droit suisse.

Tout litige relève de la compétence des tribunaux compétents du Canton de Vaud, sous réserve des dispositions légales impératives.

Pour toute question relative aux présentes conditions générales :

info@archyvis.ch